Bardzo dziękujemy za zainteresowanie stronami internetowymi SEW-EURODRIVE Polska Sp. z o.o., naszymi aplikacjami mobilnymi oraz produktami i działalnością.
Ochrona prywatności Państwa danych osobowych jest dla nas ważnym elementem, który bierzemy pod uwagę w naszych procesach biznesowych. Dlatego przetwarzamy Państwa dane osobowe z uwzględnieniem odpowiednich regulacji dotyczących ochrony danych, w szczególności wytycznych Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
Poniżej przekazujemy Państwu informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez SEW-EURODRIVE Polska Sp. z o.o. W zależności od sposobów i celów, w jakich przetwarzamy Państwa dane osobowe, tylko wybrane informacje będą miały dla Państwa zastosowanie.
Administratorem Państwa danych osobowych jest SEW-EURODRIVE Polska sp. z o. o. z siedzibą w Łodzi, ul. Techniczna 5 92-518 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000079236, NIP: 7261678845, REGON: 471388462 (dalej zwany „SEW-EURODRIVE” lub „Administrator”).
Można się z nami skontaktować w związku z ochroną danych osobowych i realizacji przysługujących praw, poprzez:
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Jest nim pani Katarzyna Lamczyk. Można się z nią kontaktować w sprawach ochrony danych osobowych i realizacji przysługujących Państwu praw za pośrednictwem maila: rodo@sew-eurodrive.pl lub wysyłając list na adres korespondencyjny wskazany powyżej.
III. Cele i sposoby przetwarzania danych klientów i użytkowników stron SEW-EURODRIVE
IV. Informacje o ochronie danych dla dostawców i podwykonawców
V. Cele i sposoby wykorzystania danych kandydatów na pracowników w SEW-EURODRIVE
VI. Informacje o ochronie danych dla osób odwiedzających SEW-EURODRIVE
X. Postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych z kontekście korzystania z Cisco Webex
XI. Informacje o ochronie danych w zakresie monitoringu wideo
I. Co to są dane osobowe
Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Należą do nich np. Państwa imię i nazwisko, dane kontaktowe, w tym numer telefonu lub adres e-mail, a także wszelkie informacje na Państwa temat przetwarzane przez nas w związku z łączącymi nas relacjami.
Podczas korzystania z naszej strony internetowej lub aplikacji mobilnej możemy przetwarzać takie dane osobowe jak: imię, nazwisko, dane kontaktowe (zarówno służbowe, jak i prywatne), adres. Ponadto, możemy zbierać inne informacje mogące stanowić dane osobowe, takie jak numer IP, dane na temat połączeń lub źródeł, z których Państwo korzystają. Te ostatnie dane są z reguły pozyskiwane poprzez wykorzystanie plików logfile i cookies.
W odniesieniu do aplikacji dane osobowe obejmują na przykład Państwa nazwisko, dane kontaktowe (służbowe oraz prywatne), adres, zainteresowania czy status prawno-podatkowy. Jako dane związane z aplikacją traktujemy wszystkie przekazane nam informacje, w tym życiorys, ewentualne zdjęcie oraz pozostałe informacje prywatne.
II. Informacja dla użytkowników naszych stron internetowych i aplikacji mobilnych, w tym „polityka cookies”
Poniżej znajdą Państwo informacje o tym, jak przetwarzamy Państwa dane osobowe w związku z wizytą na naszej stronie internetowej oraz innymi formami kontaktu online z nami, w tym jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy, w jakich celach i w jakim zakresie.
II. 1. Przetwarzanie danych użytkowników naszej strony internetowej
Gdy wchodzą Państwo na naszą stronę internetową, automatycznie zbierane są informacje o charakterze ogólnym. Informacje te (logi serwera) obejmują: rodzaj przeglądarki internetowej, stosowany system operacyjny, nazwę domeny Państwa dostawcy usług internetowych itp. Ponadto, możemy wykorzystywać Państwa adres IP do realizacji wybranej przez Państwa usługi. Zbieranie tych informacji jest niezbędne z technicznego punktu widzenia i konieczne do prawidłowego dostarczania treści na naszych stronach internetowych. Ponadto, dane te są nam potrzebne, aby zapewnić stałą dostępność strony internetowej. Po upływie kilku tygodni, Państwa dane osobowe zostaną przez nas zanonimizowane lub usunięte, o ile nie będziemy mieć innych podstaw do ich przetwarzania, na przykład, gdy zajdzie jedna z poniższych sytuacji:
Jeśli zajdzie jedna z powyżej opisanych sytuacji, w szczególności, gdy podacie nam Państwo dane w związku z zawarciem z nami umowy lub dokonaniem rejestracji na naszym portalu, prosimy o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony danych, wymienionymi w rozdziale III.
Dalsze przetwarzanie Państwa danych przez nas lub pozostałe przedsiębiorstwa należące do grupy SEW-EURODRIVE albo zewnętrznych usługodawców wykraczające poza wskazane powyżej cele odbywa się w zależności od wybranego przez Państwa zastosowania tych danych, jak przedstawiono poniżej, lub jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę.
II.2. Ogólne zapytania i korespondencja służbowa za pośrednictwem formularza kontaktowego online
Oprócz kontaktu telefonicznego oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej, mogą Państwo przesyłać (ogólne) zapytania dotyczące nas lub naszych produktów i usług za pośrednictwem formularza kontaktowego online. Dane, które wprowadzili Państwo za pośrednictwem formularza, przetwarzamy w naszych serwerach zlokalizowanych w Bruchsal. Rozróżnia się informacje obowiązkowe, których wymagamy na potrzeby opracowania i odpowiedzi na zapytanie, jak również w znacznej mierze informacje dobrowolne, które wprowadzają Państwo dobrowolnie. Do tych danych należą:
Przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są niezbędne na potrzeby opracowania odpowiedzi na Państwa zapytanie i/lub spełnienia obowiązków dotyczących przechowywania danych.
Podstawą prawną żądania i przetwarzania danych wymaganych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Informacje takie jak np. adres e-mail i kod pocztowy są wymagane, abyśmy mogli automatycznie przekazać zapytanie do odpowiedniego działu wewnętrznego, przetworzyć je i odpowiedzieć. W tym zakresie gromadzenie i przetwarzanie tych wymaganych informacji służy Państwa interesom.
Podstawą prawną przetwarzania danych przekazanych dobrowolnie i wpisów w polach tekstowych formularza jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Uzasadnionym interesem administratora jest w tym przypadku przetwarzanie danych wskazanych w formularzu kontaktu do celów udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Dobrowolne wprowadzenie tych informacji do formularza zapytania online jest jednoznaczne z tym, że przetwarzanie tych informacji leży w Państwa interesie i świadomie decydują się Państwo na ich przetwarzanie.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jeżeli Państwa dane i korespondencja między Państwem a nami są niezbędne to tego, aby mogli Państwo, jako pracownik jednego z naszych klientów, dostawców lub innej strony, wykonywać swoje obowiązki zawodowe i kontaktować się z nami w celach biznesowych, np. w ramach zamawiania produktów i usług lub jako istniejący klient celem zgłaszania zapotrzebowania na wsparcie.
II. 3. Wskazówki ogólne dotyczące bezpieczeństwa w sieci oraz na temat linków zewnętrznych
Podejmujemy odpowiednie, techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić przechowywane przez nas dane osobowe przed dostępem osób trzecich, ich utratą lub niewłaściwym użyciem oraz aby dane były przetwarzane w sposób zapewniający ich bezpieczny transfer. Niemniej jednak, zachęcamy do zachowania czujności przy korzystaniu z Internetu i poczty e-mail, ponieważ pomimo podjętych środków bezpieczeństwa przy przekazywaniu informacji może dojść do niezamierzonego dostępu do danych przez osoby trzecie. Proszę pamiętać, że Państwo również jesteście odpowiedzialni za odpowiednią ochronę swoich danych.
Nasze strony internetowe mogą zawierać linki do innych stron internetowych zewnętrznych dostawców usług, za których prywatność lub treść odpowiadają właściciele tych stron.
II. 4. Online Support
Na naszej stronie mają Państwo możliwość rejestracji i utworzenia indywidualnego konta klienta w naszym serwisie „Online Support”, dzięki czemu uzyskują Państwo dostęp do wsparcia online, w tym konsultacji, możliwości składania zamówień, śledzenia dostaw, zlecenia usunięcia usterek oraz innych funkcji i usług SEW-EURODRIVE. W takich przypadkach podstawa prawna przetwarzania Państwa danych oraz cel i zakres przetwarzania będą różniły się w zależności od poszczególnych funkcji lub zleconych usług. W przypadku utworzenia konta klienta na portalu, podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Ponadto, możemy przetwarzać Państwa dane również w innych celach, na przykład w celu optymalizacji naszej platformy wsparcia online oraz poprawy Państwa doświadczeń jako użytkowników (tzw. user experience). Wówczas podstawą przetwarzania może być nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) albo wyrażona przez Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w tych celach znajdą Państwo w rozdziałach II i III.
II. 5. Mailing reklamowy
Jeśli wyrazili Państwo uprzednią zgodę (np. poprzez formularz), będziemy przekazywać Państwu drogą mailową informacje o naszych produktach i usługach.
Niezależnie od powyższego, na otrzymany od Państwa adres korespondencyjny możemy przekazywać Państwu drogą pocztową informacje promocyjne i marketingowe, takie jak informacje o wydarzeniach targowych, produktach i usługach, o ile nie zgłosili Państwo sprzeciwu wobec otrzymywania takiej korespondencji. Więcej na temat wykorzystania Państwa danych osobowych do celów reklamowych znajdą Państwo w rozdziale III.1.
W dowolnym momencie mogą Państwo odwołać zgodę na otrzymanie mailingu reklamowego lub sprzeciwić się wykorzystaniu danych w celach reklamowych, wysyłanych na adres korespondencyjny. W celu odwołania prosimy o kontakt telefoniczny, drogą e-mail lub poprzez formularz.
II. 6. Aplikacje mobilne
Oferujemy Państwu dostęp do naszych aplikacji mobilnych dostępnych w sklepach Apple App Store i Google Play Store. Podczas pobierania tych aplikacji, Państwa dane osobowe takie jak: nazwa użytkownika, adres e-mail i numer konta, moment pobrania, informacje o płatnościach i indywidualny identyfikator urządzenia będą przekazywane do sklepu internetowego. Ponadto, sklep internetowy może, jako niezależny administrator danych osobowych, gromadzić inne Państwa dane i udostępniać wyniki analiz, na co nie mamy wpływu. W celu zapoznania się z zakresem przetwarzania danych przez sklep zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności sklepu, z którego zamierzają Państwo pobrać naszą aplikację.
W przypadku korzystania z aplikacji mobilnych przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko w zakresie koniecznym do pobrania aplikacji mobilnej na Państwa urządzenie końcowe i do korzystania z funkcji aplikacji mobilnej oraz po to, by zapewnić jej stabilność i bezpieczeństwo.
Ponadto, dla realizacji wszystkich funkcji aplikacji może być konieczne przetwarzanie takich danych jak identyfikacja urządzenia, niepowtarzalny numer urządzenia końcowego (IMEI = International Mobile Equipment Identity), niepowtarzalny numer użytkownika sieci (IMSI = International Mobile Subscriber Identity), numer telefonu komórkowego (MSISDN), adres MAC do użytku w WLAN, nazwa Państwa urządzenia mobilnego, adres e-mail, jeżeli jest on potrzebny do dostarczenia żądanych przez Państwa funkcji. Podstawę prawną stanowi zawarcie umowy, tj. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
II. 7. Informacje dotyczące wykorzystania środków technicznych („Polityka plików cookies)
Poniżej przedstawiamy pliki cookies i narzędzia wykorzystywane na naszej stronie internetowej:
Informacje na temat korzystania z pomocy technicznych (w szczególności plików Cookies)
Nasza strona internetowa (i niektóre z naszych aplikacji) wykorzystują pomoce techniczne pełniące różne funkcje, w szczególności tak zwane pliki Cookies. Cookies to niewielkich rozmiarów pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu końcowym, które są zapisywane przez przeglądarkę internetową. Służą do tego, aby nasze usługi były bardziej przyjazne dla użytkowników, bardziej wydajne i bezpieczniejsze. Wykorzystujemy zarówno tak zwane tymczasowe pliki Cookies (sesyjne), które są usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki internetowej („Session Cookies“), jak również trwałe pliki Cookies.
Podczas odwiedzin na naszej stronie internetowej (lub korzystania z aplikacji) a także w dowolnym późniejszym momencie mają Państwo możliwość wyboru, czy chcą Państwo zezwolić na zastosowanie plików Cookies lub poszczególnych dodatkowych funkcji. Zmiany można wprowadzić w ustawieniach przeglądarki lub za pośrednictwem naszego Panelu Zarządzania Plikami Cookies. Jeżeli zdecydują się Państwo na odrzucenie zastosowania plików Cookies, może zajść prawdopodobieństwo, że nie będą Państwo mogli w pełni korzystać z naszych usług.
W kontekście wykorzystywania plików Cookies rozróżniamy pliki Cookies, które są absolutnie niezbędne (do wyświetlania i działania strony internetowej) oraz pliki Cookies do innych celów, takich jak anonimowy pomiar liczby odwiedzin (funkcjonalne pliki Cookies) i marketingowe pliki Cookies (cele reklamowe, wyświetlanie odpowiednich i spersonalizowanych treści). Poniżej przedstawiono różne cele przetwarzania i konkretne wykorzystywane usługi oraz opisano zachodzące przy tym przetwarzanie danych.
a) Pliki cookies niezbędne
Są to tzw. sesyjne pliki cookies, które pozwalają nam rozpoznać Państwa, podczas gdy odwiedzacie stronę w ramach pojedynczej sesji. Sesyjne pliki cookies przyczyniają się do bezpiecznego korzystania ze strony, np. umożliwiając korzystanie z funkcji Online Support. Jeżeli pliki cookies zbierają dane osobowe, np. numer IP urządzenia, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele stosowania plików cookies niezbędnych stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
b) Pliki cookies dobrowolne
Za Państwa zgodą będziemy stosować pliki cookies funkcjonalne i marketingowe. Za pomocą funkcjonalnych plików cookies będziemy mogli korzystać ze stosowanych przez nas funkcji śledzenia, co umożliwi nam analizę korzystania z naszej strony internetowej i poprawę jej funkcjonowania. Wykorzystujemy następujące funkcje śledzenia:
etracker
Jest to narzędzie wykorzystywane do sporządzania statystyk dotyczących użytkowania naszej strony. Dostawcą narzędzia jest etracker GmbH z siedzibą w Hamburgu / Niemcy (www.etracker.com). Jeśli wyrażą Państwo uprzednią zgodę, narzędzie to może niekiedy wykorzystywać funkcjonalne pliki cookies, które pozwalają na statystyczną analizę korzystania z naszej strony internetowej przez odwiedzających oraz na prezentację treści marketingowych. Dane, które mogą umożliwić identyfikację osoby fizycznej, takie jak adres IP, identyfikatory rejestracji lub urządzenia, będą wówczas jak najszybciej pseudonimizowane lub anonimizowane. Możemy również niekiedy używać narzędzia etracker w opcji bez wykorzystywania plików cookies. Wówczas nie będziemy korzystać z informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację użytkownika.
Dane osobowe przetwarzane przez etracker są przechowywane w Unii Europejskiej, zgodnie z naszymi wytycznymi i tym samym podlegają europejskim przepisom i standardom w zakresie ochrony danych. Etracker nie przetwarza danych dla własnych celów i został poddany niezależnej ocenie pod kątem zgodności z unijnymi normami ochrony danych, a także został certyfikowany i opatrzony pieczęcią ochrony danych ePrivacyseal.
Przetwarzanie danych w etracker odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. Państwa zgody. Natomiast w opcji bez używania plików cookies podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. nasz uprawniony interes do prowadzenia statystyk analiz korzystania z naszej strony internetowej i statystyk w celu zapewnienia regularnej optymalizacji naszej oferty online i serwisu internetowego, tak aby nasza strona internetowa była bardziej interesująca dla użytkowników. Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec opisanego tu przetwarzania danych, o ile odbywa się ono na podstawie danych osobowych. Więcej informacji na temat ochrony danych w etracker znajduje się pod linkiem.
Narzędzie do tworzenia statystyk
Używamy również własnego, opracowanego wewnętrznie narzędzia, które umożliwia nam prowadzenie analiz dotyczących korzystania z naszej strony internetowej oraz Online Support.
Jeśli pozostaną Państwo niezalogowani na naszej stronie internetowej, nie będziemy Państwa identyfikować na podstawie podanych danych i informacji. Wówczas w przeglądarce Państwa urządzenia końcowego (np. komputerze) będziemy umieszczać pliki cookies i nadawać przypadkowe ID sesji. Pliki cookies zawierać będą ponadto następujące informacje dotyczące Państwa urządzenia:
Będziemy analizować powyższe informacje, aby móc ocenić, czy i jak niezalogowani użytkownicy korzystają z naszej oferty Online Support.
Jeżeli natomiast zalogują się Państwo do Online Support, to w celach analitycznych będziemy dodatkowo wykorzystywać następujące dane:
Narzędzie to nie wykorzystuje Państwa imienia i nazwiska oraz adresu IP. Dane pozyskane przez to narzędzie będą przetwarzane wyłącznie w celu oraz w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia analiz oraz w celu optymalizacji Online Support. Zbierane i analizowane informacje nie będą przekazywane do podmiotów trzecich poza grupą SEW, będą przechowywane wyłącznie na naszych serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Okres ich przechowywania i przetwarzania wynosi maksymalnie 5 lat.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele stosowania narzędzia stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
Jeśli nie życzą sobie Państwo analiz podczas korzystania z narzędzia Online Support za pośrednictwem Państwa urządzenia końcowego, prosimy o wniesienie sprzeciwu wobec śledzenia pod linkiem.
Funkcje do celów reklamowych
Poniżej zamieszczamy przegląd funkcji, które będą przez nas wykonywane, za Państwa zgodą udzieloną na początku korzystania ze strony internetowej. Są to funkcje, które służą do celów reklamowych i wykorzystują do tego celu pliki cookies marketingowe.
W celach marketingowych stosujemy funkcje wykorzystujące pliki cookies, np. w celu dostosowania reklam do zainteresowań odwiedzającego stronę internetową. Stosowane są one również do ograniczenia częstotliwości wyświetleń i pomiaru efektywności wyświetleń.
Marketo
Na naszej stronie internetowej korzystamy z usługi Marketo Inc. („Marketo”). Wykorzystujemy w tym pliki cookies przechowywane w Państwa urządzeniu końcowym, umożliwiające analizę korzystania z naszej strony internetowej.
W tym celu tworzymy Państwa pseudonimowany profil, przy czym Państwa adres IP jest zanonimizowany. Następnie analizujemy sposób korzystania przez Państwa z naszej strony internetowej, bazując na Państwa zainteresowaniach, dopasowujemy prezentowane Państwu treści reklamowe, a także dokonujemy regularnej optymalizacji naszej oferty online oraz treści strony internetowej tak, by była ona coraz bardziej interesująca dla Państwa jako użytkowników.
Informacje generowane przez pliki cookies o Państwa korzystaniu z niniejszej strony internetowej są przesyłane do serwera Marketo położonego na terenie UE i tam przechowywane. W celu zabezpieczenia tych funkcji wykorzystuje się również usługę Cloudflare, która steruje różnymi certyfikatami dla Marketo, np. certyfikat SSL i dokonuje rozłożenia obciążenia zapytaniami na różne serwery w celu zwiększenia bezpieczeństwa lub wydajności stron internetowych (Load Balancing).
W pojedynczych przypadkach dane dotyczące zastosowań reklamowych mogą być również przekazywane i przechowywane na serwerach w USA. W tych przypadkach Marketo narzuciło sobie standard równoważny z dawną Tarczą Prywatności UE-USA. Ponadto uzgodniliśmy z Marketo i Cloudflare tzw. standardowe klauzule umowne, których celem jest zapewnienie zgodności z odpowiednim poziomem ochrony danych w państwie trzecim.
Przetwarzanie danych osobowych dla celów funkcji Marketo odbywa się na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Możecie Państwo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych (bez wpływu na dopuszczalność przetwarzania do tego momentu), wybierając funkcję w Panelu Zarządzania Plikami Cookies.
LinkedIn Insight Tag
Nasza strona internetowa wykorzystuje LinkedIn Insight Tag (lub LinkedIn Pixel) spółki LinkedIn Ireland Unlimited Company („LinkedIn”). Dzięki włączeniu tego znacznika JavaScript, Państwu jako użytkownikowi naszej strony internetowej mogą być wyświetlane reklamy oparte na zainteresowaniach („Reklamy”), odpowiednie dla Państwa podczas odwiedzania sieci społecznościowej LinkedIn lub innych stron internetowych, które również korzystają z tej procedury, a my otrzymujemy statystyki dotyczące odwiedzających stronę i dane demograficzne. Ponadto, możemy ocenić Państwa wykorzystanie naszej reklamy LinkedIn oraz zainteresowanie naszymi ofertami, również za pomocą funkcji śledzenia konwersji, a także wyświetlić informacje o retargetingu na innych stronach internetowych.
Włączając tag LinkedIn Insight Tag, Państwa przeglądarka automatycznie nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerem LinkedIn, zarówno podczas odwiedzin strony internetowej LinkedIn, jak i stron internetowych, które zainstalowały znacznik LinkedIn Insight. LinkedIn i my wspólnie odpowiadamy za zbieranie Państwa danych użytkowych podczas odwiedzania naszej strony internetowej i przekazywanie ich dostawcy usług. Natomiast po przekazaniu danych LinkedIn ponosi wyłączną odpowiedzialność za odpowiednie przetwarzanie w celu realizacji opisanych celów. Nie mamy wpływu na zakres i sposób wykorzystywania danych przez LinkedIn, dlatego informujemy o tym zgodnie z naszym stanem wiedzy: Poprzez włączenie tagu LinkedIn Insight Tag, LinkedIn otrzymuje informację, że weszli Państwo na odpowiednią stronę internetową naszej witryny lub kliknęli na reklamę pochodzącą od nas. Jeżeli są Państwo zarejestrowani w serwisie LinkedIn, link można przyporządkować do Państwa konta. Nawet jeśli nie są Państwo zarejestrowani w LinkedIn lub nie zalogowali się, istnieje możliwość, że dostawca usług pozna Państwa adres IP, przedział czasowy i inne identyfikatory i powiąże je z działaniami związanymi z Państwem.
Dezaktywacja tagu LinkedIn Insight Tag i innych zastrzeżeń dotyczących reklamy jest możliwa w ustawieniach reklamy na stronie i dodatkowo pod adresem.
Dalsze możliwości ustawień i informacje o LinkedIn Insight Tag można znaleźć w LinkedIn Privacy Center.
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w celach związanych z LinkedIn Insight Tag jest Państwa zgoda, wyrażona zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W każdej chwili możecie Państwo wycofać swoją zgodę, najłatwiej poprzez wybranie odpowiedniej funkcji w naszym Panelu zarządzania plikami cookies.
LinkedIn przetwarza Państwa dane osobowe również w USA i narzucił sobie poziom odniesienia, który jest odpowiednikiem dawnej Tarczy Prywatności UE-USA. Uzgodniliśmy również tzw. standardowe klauzule umowne z LinkedIn, których celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych w państwie trzecim.
Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez LinkedIn można uzyskać u dostawcy usług, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Attn: Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement), Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland; Informacje o tagu LinkedIn Insight-Tag; Informacje o prywatności.
YouTube
Na poszczególnych stronach włączyliśmy filmy YouTube, które są zapisane na naszej stronie internetowej SEW-EURODRIVE Polska - YouTube i można je bezpośrednio odtwarzać. Są one zintegrowane w „trybie rozszerzonej ochrony danych’, tzn. żadne dane dotyczące Państwa jako użytkownika nie są przekazywane do YouTube, jeżeli nie odtwarzają Państwo filmów. Tylko podczas odtwarzania filmów będą przesyłane Państwa dane, o których mowa poniżej. Nie mamy wpływu na ten transfer danych.
Odtwarzając osadzone filmy wideo, YouTube otrzymuje informację, że wywołali Państwo odpowiednią stronę naszej witryny. Ponadto, do YouTube mogą być przekazywane dalsze dane, o których nie mamy wiedzy. Odbywa się to niezależnie od tego, czy YouTube udostępnia konto użytkownika, za pomocą którego są Państwo zalogowani, czy też nie istnieje żadne konto użytkownika. Po zalogowaniu na YouTube, Państwa dane zostaną bezpośrednio przyporządkowane do Państwa konta. Jeśli nie życzą sobie Państwo przyporządkowania swojego profilu na YouTube, należy się wylogować przed aktywowaniem przycisku. YouTube przechowuje Państwa dane jako profile użytkownika i wykorzystuje je do celów reklamowych, badań rynkowych i/lub tworzenia swojej strony internetowej stosownie do potrzeb. Taka analiza może zostać przeprowadzona w szczególności (nawet dla niezalogowanych użytkowników) w celu realizacji reklamy dostosowanej do potrzeb oraz w celu poinformowania innych użytkowników YouTube o Państwa aktywnościach na naszej stronie internetowej. Przysługuje Państwu prawo do sprzeciwu wobec tworzenia tych profili użytkowników, przy czym w celu skorzystania z nich należy kierować się ze stosownym żądaniem bezpośrednio do YouTube.
YouTube przetwarza Państwa dane osobowe również w USA i narzucił sobie poziom odniesienia odpowiadający dawnej Tarczy Prywatności UE-USA. Więcej informacji na temat celu i zakresu gromadzenia danych, dalszego przetwarzania i zabezpieczenia transferu danych do państw trzecich można znaleźć w polityce prywatności YouTube. Otrzymają tam Państwo dalsze informacje o swoich prawach i możliwościach ustawień w celu ochrony swojej prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w celach określonych w niniejszym dokumencie jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W każdej chwili możecie Państwo wycofać swoją zgodę, najłatwiej poprzez wybranie odpowiedniej funkcji w naszych ustawieniach cookies.
II. 8. Google Maps
Nasza strona internetowa korzysta z usługi mapy Google Maps oferowanej przez Google Inc. za pośrednictwem API. Aby korzystać z funkcji Google Maps, konieczne jest przetwarzanie Państwa adresu IP i innych danych użytkowych. Informacje te są z reguły przesyłane do serwera Google w USA i tam zapisywane. Nie mamy wpływu na tę transmisję danych. Google może połączyć dane użytkowania z innymi danymi i, jeżeli są Państwo zalogowani na koncie Google, przyporządkować je do Państwa konta. Korzystanie z Google Maps służy atrakcyjnemu przedstawieniu naszych ofert online oraz łatwej identyfikacji miejsc wskazanych przez nas na stronie. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele stosowania narzędzia stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych użytkownika znajduje się w polityce prywatności Google.
II. 9. Obecność SEW-EURODRIVE na portalach społecznościowych
a) Facebook Fanpage
W zakresie oferowanej tu usługi informacyjnej korzystamy z platformy technicznej i usług Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia. Zwracamy uwagę, że korzystają Państwo z naszej strony pod tym adresem na Facebooku i jej funkcji na własną odpowiedzialność. Dotyczy to w szczególności korzystania z funkcji interaktywnych (np. komentowanie, udostępnianie, ocena).
Podczas odwiedzin naszej strony na portalu, Facebook rejestruje m.in. Państwa adres IP oraz inne informacje dostępne w formie plików cookies w Państwa urządzeniu końcowym. Informacje te są wykorzystywane w celu dostarczenia nam, jako operatorom stron na Facebooku, statystycznych informacji o korzystaniu ze strony na Facebooku (tzw. Facebook „Insights”). Więcej informacji na ten temat znajduje się pod następującym linkiem.
Dane zebrane w związku z tym są przetwarzane przez Facebook Ltd. i w razie potrzeby przekazywane do krajów spoza Unii Europejskiej, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Państwa dane mogą być przekazywane do USA, gdzie Facebook, zgodnie z własnym oświadczeniem, utrzymuje odpowiedni poziom ochrony danych, odpowiadający poprzedniej Tarczy Prywatności UE-USA.
Facebook posiada swoje wytyczne, w których opisuje informacje dotyczące sposobu wykorzystywania danych. Tam znajdą Państwo również informacje o możliwościach kontaktu z Facebookiem oraz o możliwościach ustawień reklam. Pełne wytyczne dotyczące wykorzystania danych znajdują się pod następującym linkiem. Informacje na temat sposobu zarządzania posiadanymi informacjami lub ich usuwania można znaleźć na stronach wsparcia Facebook.
Sposób, w jaki Facebook wykorzystuje dane podczas odwiedzenia stron Facebooka do własnych celów, w jakim zakresie działania na stronie Facebook są przypisywane indywidualnym użytkownikom, jak długo Facebook przechowuje te dane i czy dane z wizyty ze strony Facebook są przekazywane osobom trzecim, nie zostało jednoznacznie i wyraźnie określone przez Facebook i nie jest nam znany. Przetwarzanie danych przez Facebook może się różnić w zależności od tego, czy są Państwo zarejestrowani i zalogowani na Facebooku, czy też odwiedzają Państwo stronę jako niezarejestrowany i/lub niezalogowany użytkownik.
Kiedy wchodzą Państwo na stronę lub wysyłają post na Facebooku, adres IP przypisany do Państwa urządzenia końcowego jest przekazywany do Facebooka. Według Facebooka ten adres IP zostanie anonimizowany i usunięty po 90 dniach. Facebook przechowuje ponadto informacje o urządzeniach końcowych swoich użytkowników (np. w ramach funkcji „Powiadomienie o rejestracji”). W razie potrzeby Facebook umożliwia przyporządkowanie adresów IP do poszczególnych użytkowników. Jeśli są Państwo aktualnie zalogowani na Facebooku jako użytkownik, na Państwa urządzeniu końcowym znajduje się plik cookie z Państwa identyfikatorem Facebooka. Dzięki temu Facebook może śledzić, że odwiedzili Państwo konkretną stronę i jak z niej korzystali. Dotyczy to również wszystkich innych stron Facebooka. Przyciski Facebooka osadzone na stronach internetowych umożliwiają Facebookowi rejestrowanie Państwa wizyt na tych stronach i przyporządkowanie ich do Państwa profilu na Facebooku. Dane te pozwalają na zaoferowanie treści lub reklamy dostosowanej do Państwa potrzeb.
Jeżeli chcą Państwo uniknąć lub ograniczyć opisane powyżej przetwarzanie danych przez Facebook, powinni Państwo wylogować się z Facebooka lub dezaktywować funkcję „pozostań zalogowany”, usunąć pliki cookies znajdujące się na Państwa urządzeniu końcowym i ponownie uruchomić przeglądarkę. W ten sposób usuwane są informacje z Facebooka, dzięki którym można Państwa bezpośrednio zidentyfikować. Dzięki temu mogą Państwo korzystać z naszej strony na Facebooku bez ujawniania swojego identyfikatora na Facebooku. Kiedy uzyskują Państwo dostęp do interaktywnych funkcji strony (polubienia, komentarze, udostępnianie, wiadomość, itp.), pojawia się ekran logowania na Facebooku. Po zalogowaniu się będą Państwo ponownie rozpoznawani przez Facebooka jako konkretny użytkownik.
Ponadto my, jako dostawca usługi informacyjnej, przetwarzamy tylko takie dane dotyczące sposobu korzystania z naszej strony na portalu Facebook, które Państwo nam przekazują i które wymagają interakcji. Jeśli zadajecie Państwo pytanie, na które możemy odpowiedzieć tylko za pośrednictwem wiadomości e-mailem, będziemy przechowywać Państwa informacje zgodnie z ogólnymi zasadami przetwarzania danych, które opisujemy w niniejszej polityce prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych na naszej stronie na portalu Facebook jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele wykorzystywania portalu Facebook stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
W celu skorzystania z praw osób, których dane dotyczą, mogą Państwo zwrócić się zarówno do nas, jak i do Facebooka. Jeżeli jedna ze stron nie jest odpowiedzialna za udzielenie odpowiedzi lub jeżeli informacje muszą być uzyskane od drugiej strony, wówczas przekazujemy zapytanie do danego partnera lub do Facebooka. W przypadku pytań dotyczących tworzenia profili, przetwarzania Państwa danych podczas korzystania z Serwisu i Insights prosimy o bezpośredni kontakt z Facebookiem (odnośnik patrz wyżej). W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa interakcji z nami na naszej stronie prosimy o kontakt na adres rodo@sew-eurodrive.pl .
W przypadku pytań dotyczących naszej oferty informacyjnej prosimy o kontakt pod wyżej wymienionymi danymi kontaktowymi. Koncepcja leżąca u podstaw oferty znajduje się pod następującym adresem internetowym.
b) Obecność na pozostałych platformach mediów społecznościowych
Jesteśmy obecni również w następujących mediach społecznościowych, prowadzonych przez innych dostawców usług:
| Nazwa | Nazwa firmy i adres | Adres strony | Informacja o ochronie danych |
|---|---|---|---|
| YouTube | YouTube Inc., YouTube LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA |
SEW-EURODRIVE Polska - YouTube | Polityka prywatności – Prywatność i warunki – Google |
Linkedin Inc., 1000 W Maude Ave, Sunnyvale, CA 94085, USA |
SEW-EURODRIVE Polska - LinkedIn | Polityka ochrony prywatności | |
Instagram, Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland |
SEW-EURODRIVE Polska - Instagram | Polityka Prywatności Instagram |
W odniesieniu do tych usług informacyjnych korzystamy z platformy technicznej i usług dostawców. Zwracamy uwagę na to, że korzystają Państwo z naszej obecności na platformach mediów społecznościowych i ich funkcji na własną odpowiedzialność. Dotyczy to w szczególności korzystania z funkcji interaktywnych (np. komentowanie, udostępnianie, ocena). Podczas odwiedzin dostawcy platform mediów społecznościowych rejestrują m.in. Państwa adres IP oraz inne informacje dostępne w formie plików cookies na Państwa urządzeniu końcowym. Informacje te są wykorzystywane do przekazywania nam, jako operatorowi konta, informacji statystycznych dotyczących interakcji z nami.
Również w tym przypadku obowiązują zasady wcześniej opisane dla Facebooka. W szczególności Państwa dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych, przy czym każdy z wyżej wymienionych dostawców usług spełnia wymogi w zakresie odpowiedniego poziomu ochrony danych, który jest zgodny z Tarczą Prywatności UE-USA. Nie wiadomo, w jaki sposób platformy mediów społecznościowych wykorzystują dane z Państwa wizyty i interakcji z nami do własnych celów, jak długo dane te są przechowywane i czy dane są przekazywane osobom trzecim. Przetwarzanie danych może się różnić w zależności od tego, czy są Państwo zarejestrowani i zalogowani w sieci społecznościowej, czy też odwiedzają Państwo stronę jako niezarejestrowany i/lub niezalogowany użytkownik. W przypadku dostępu do postu lub konta nadany przez Państwa urządzenie końcowy adres IP jest przekazywany dostawcy platformy mediów społecznościowych. Jeżeli są Państwo aktualnie zalogowani jako użytkownik, plik cookie na Państwa urządzeniu końcowym może być wykorzystany do śledzenia, w jaki sposób poruszali się Państwo po sieci. Jeśli chcą Państwo tego uniknąć, należy się wylogować, usunąć pliki cookie znajdujące się na Państwa urządzeniu i ponownie uruchomić przeglądarkę.
Ponadto my, jako dostawca usługi informacyjnej, przetwarzamy tylko te Państwa dane podczas korzystania z naszego serwisu, które Państwo nam przekazują i które wymagają interakcji. Jeśli zadajecie Państwo pytanie, na które możemy odpowiedzieć tylko e-mailem, będziemy przechowywać Państwa informacje zgodnie z ogólnymi zasadami przetwarzania danych, które opisujemy w niniejszej polityce prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych na platformie mediów społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wskazane cele wykorzystywania portali społecznościowych stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
W celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, mogą Państwo zwrócić się zarówno do nas, jak i do dostawcy platformy mediów społecznościowych. Jeżeli jedna ze stron nie jest odpowiedzialna za udzielenie odpowiedzi lub jeżeli informacje muszą być uzyskane od drugiej strony, wówczas przekazujemy zapytanie do odpowiedniego partnera. W przypadku pytań dotyczących tworzenia profilu, przetwarzania Państwa danych podczas korzystania ze strony internetowej prosimy o kontakt bezpośrednio z operatorem platformy mediów społecznościowych. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa interakcji z nami na naszej stronie prosimy o kontakt na adres rodo@sew-eurodrive.pl .
Jakie informacje otrzymuje platforma mediów społecznościowych i w jaki sposób są one wykorzystywane, dostawcy usług opisują je w swoich oświadczeniach o ochronie danych (link patrz w powyższej tabeli). Znajdą tam Państwo również informacje o możliwościach kontaktu, jak również o możliwościach ogłoszeń reklamowych.
II. 10. Rejestracja, zamawianie, pobieranie innych usług i ofert online
Oferujemy również usługi na naszych stronach internetowych, takie jak pobieranie materiałów typu White Paper, zamawianie biletów na targi, rejestracja na wydarzenia online i newslettery. Do realizacji tych ofert i usług wykorzystujemy między innymi rozwiązania Marketo. W tym kontekście należy zapoznać się również z Postanowieniami dotyczącymi ochrony danych firmy Marketo (rozdział II. 7. Polityki).
a) Zamawianie biletu na targi
Jeżeli chcą Państwo odwiedzić nas na targach, istnieje możliwość zamówienia biletu online. Informacje wprowadzone w formularzu danych zostaną przesłane do nas. Są to w szczególności następujące dane:
W celu przetworzenia zamówienia i dostawy biletu na targi, jak również zapewnienia Państwu odpowiedniej osoby kontaktowej SEW, która w dniu targów na miejscu odpowie na Państwa pytania, wymagane jest przekazanie informacji oznaczonych jako wymagane. Podstawą prawną w tym kontekście jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W przypadku dochodzenia lub obrony przez roszczeniami możemy przetwarzać powyższe dane również na podstawie uzasadnionego interesu administratora, tj. na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane na potrzeby przetworzenia zamówienia biletu i realizacji celu.
b) Pobieranie materiałów informacyjnych (np. White Paper)
Oferujemy materiały informacyjne (np. White Paper) dotyczące różnych tematów i produktów SEW-EURODRIVE do bezpłatnego pobrania z naszej strony internetowej, aby mogli Państwo lepiej poznać nas i nasze produkty (promocja).
Informacje wprowadzone w formularzu danych zostaną przesłane do nas. Są to w szczególności następujące dane:
Podanie adresu e-mail jest wymagane, aby możliwe było przesłanie materiałów informacyjnych pocztą elektroniczną. Jest to nasz prawnie uzasadniony interes. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane do realizacji celu.
Podstawą prawną przetwarzania informacji, które przekazują Państwo dobrowolnie jest uzasadniony interes administratora w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie informacji handlowych, jak również art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Podając dane dobrowolnie, dają Państwo do zrozumienia, że wyrażają Państwo zgodę na opisane tutaj przetwarzanie danych, to znaczy że ich przetwarzanie leży w Państwa interesie.
Możemy przekazać te dane wewnętrznie do naszego działu sprzedaży, aby ten mógł bezpośrednio się z Państwem skontaktować.
c) Webinary i wydarzenia online
Oferujemy webinary i wydarzenia online za pośrednictwem naszej strony internetowej. Przetwarzamy informacje wprowadzone w formularzu. Są to w szczególności następujące dane:
Informacje oznaczone jako wymagane są niezbędne do przeprowadzenia webinaru lub wydarzenia online. W związku z powyższym potrzebujemy między innymi adresu e-mail, imienia i nazwiska, działu i funkcji w przedsiębiorstwie, aby za pośrednictwem poczty elektronicznej móc wysłać link z zaproszeniem wraz ze spersonalizowanymi informacjami dodatkowymi. Jest to tym samym nasz prawnie uzasadniony interes. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Poza tym przetwarzamy i przechowujemy dane w zakresie oraz na okres, jakie są to konieczne do przeprowadzenia webinaru lub innego wydarzenia.
Podstawą prawną przetwarzania informacji, które przekazują Państwo dobrowolnie jest uzasadniony interes administratora w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie informacji handlowych, jak również art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Podając dane dobrowolnie, dają Państwo do zrozumienia, że wyrażają Państwo zgodę na opisane tutaj przetwarzanie danych, to znaczy że ich przetwarzanie leży w Państwa interesie.
III. Cele i sposoby przetwarzania danych klientów i użytkowników stron SEW-EURODRIVE
III.1. Zakres przetwarzanych danych oraz cel przetwarzania
a) Realizacja umowy
SEW przetwarza dane, które otrzymuje od Państwa w ramach zapytań ofertowych lub istniejących stosunków umownych. W szczególności dotyczy to wiadomości e-mail, zamówień, sugestii dotyczących naszych produktów czy danych rozliczeniowych. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W przypadku istnienia relacji biznesowych są Państwo zobowiązani podać dane osobowe, które są niezbędne do przygotowania lub realizacji umów lub do których przetwarzania jesteśmy prawnie zobowiązani. W przeciwnym razie nie będziemy mogli wykonać tych umów.
Przetwarzamy wskazane poniżej informacje, które możemy otrzymać od Państwa, z wykorzystaniem naszych lokalnych systemów CRM zlokalizowanych w Bruchsal. Dodatkowo korzystamy z rozwiązań chmurowych oferowanych przez zewnętrznego dostawcę usług, którego centrum danych znajduje się na terenie Unii Europejskiej.
Zakres przetwarzanych informacji może obejmować np.: nazwisko, imię, przydomek, formę grzecznościową, tytuł naukowy, adres e-mail (służbowy), numer telefonu i faksu (służbowe), wybrany język komunikacji, treści zawarte w wyrażonej zgodzie marketingowej, datę utworzenia i modyfikacji wpisu oraz historię zmian wpisu w CRM, przegląd interakcji (rozmowy telefoniczne, wizyty, spotkania itp.), przegląd wpływających oraz istniejących zamówień, Państwa funkcję / rolę pełnioną w przedsiębiorstwie.
Ponadto, możemy przetwarzać takie informacje jak:
Przetwarzamy powyższe informacje na potrzeby obsługi klienta i bardziej efektywnego realizowania zamówień i zleceń. Nasz personel serwisowy potrzebuje wskazanych informacji do celów kontaktowych oraz ewentualnego usuwania awarii. W związku z powyższym przetwarzanie tych informacji jest konieczne, aby Państwo oraz nasi pracownicy mogli sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Przetwarzanie danych w ramach realizacji umowy obejmuje wykorzystanie danych do wykonania usługi objętej umową, w tym świadczenie usług serwisowych w ramach umów serwisowych lub realizację ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi. Poza tym, w ramach zapytań dotyczących finansowania, SEW może wykorzystywać dane niezbędne do przedstawienia oferty oraz, o ile jest to konieczne, przekazywać je swoim partnerom biznesowym. Dalsze szczegóły dotyczące celów znajdą Państwo w odpowiednich dokumentach umownych.
Podstawą prawną opisanego przetwarzania danych jest przede wszystkim realizacja postanowień umowy na gruncie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W zakresie wykraczającym poza realizację obowiązków umownych podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wyszczególnione cele stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych.
Zewnętrzni prawnicy, doradcy podatkowi i rewidenci gospodarczy mogą, na potrzeby świadczonych przez nich usług doradczych i kontrolnych uzyskać dostęp do informacji i dokumentów dotyczących naszej współpracy. Nie podajemy nazw zewnętrznych dostawców usług chmurowych, aby chronić ich serwery przed atakami cybernetycznymi i hakerskimi, jak również aby chronić osoby, których dane przetwarzamy, oraz nasze systemy IT. Na żądanie wskażemy Państwu nazwy firm należących do zewnętrznych odbiorców danych. Centra danych SEW-EURODRIVE i zewnętrznych dostawców chmur znajdują się na terenie UE. Dostęp do danych zapisanych w CRM mają także osoby z działu dystrybucji i obsługi klienta na potrzeby realizacji transakcji, jak również osoby, które obsługują nasze systemy IT i chmurę oraz świadczą usługi wsparcia. Z zewnętrznymi dostawcami zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych albo przekazujemy im dane na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
SEW przetwarza i przechowuje Państwa dane (w ramach lokalnych systemów, jak również w zewnętrznej chmurze) w zakresie i na tak długo, jak jest to konieczne w kontekście zawarcia, realizacji i zakończenia współpracy biznesowej oraz w zakresie i tak długo, jak jest to konieczne na potrzeby dochodzenia i wykonywania praw lub obrony przed roszczeniami (np. z tytułu dostawy, płatności, gwarancji, odszkodowania) lub w zakresie i tak długo, jak wymagają tego okresy i obowiązki podatkowe, księgowe i rachunkowe. Następnie dane, które podlegają obowiązkowi przechowywania na podstawie przepisów prawnych (np. podatkowych) są archiwizowane i usuwane po upływie okresu obowiązywania tego obowiązku. Wszystkie pozostałe dane są usuwane bezpośrednio, chyba że istnieją inne zastosowania danych wskazane w niniejszym oświadczeniu. Przetwarzanie danych odbywa się w odniesieniu do roszczeń gwarancyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. c RODO. W pozostałym zakresie, m.in. na potrzeby dochodzenia i wykonywania praw lub obrony przed roszczeniami, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a wskazane cele stanowią nasz uzasadniony interes.
b) Sprawdzanie adresu i wiarygodności kredytowej
W celu sprawdzenia adresu i zdolności kredytowej SEW weryfikuje dane adresowe Państwa przedsiębiorstwa, zapisane w bazach danych agencji kredytowych, jak również dane o zdolności kredytowej, również te, które ustalane są na podstawie procedur matematyczno-statystycznych (scoring). Ma to miejsce wtedy, gdy SEW po zawarciu umowy może być narażony na ryzyko ekonomiczne i chce się zabezpieczyć przez tym ryzykiem poprzez zapytanie o wiarygodność kredytową. Na podstawie tych informacji SEW może udzielić kredytu z tytułu dostaw towarów lub usług. W celu dokonania oceny zdolności kredytowej możemy korzystać z usług profesjonalnych podmiotów (agencji kredytowych).
Informacje z agencji kredytowych oraz wewnętrzne informacje o zachowaniach płatniczych są oceniane wewnętrznie przez SEW i w ten sposób powstaje własny rating jako podstawa do przyznania limitu kredytowego. Dane dotyczące wypłacalności zostaną usunięte w terminie 5 lat po ostatniej dostawie towaru. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, na podstawie uzasadnionego interesu administratora, tj. w celu umożliwienia Państwu dostarczenia towaru lub świadczenia usług serwisowych przy jednoczesnym zabezpieczeniu interesów ekonomicznych SEW.
c) Wykorzystanie danych przez SEW w celach reklamowych
SEW-EURODRIVE oraz zleceniobiorcy (drukarnie) wykorzystują Państwa nazwisko i adres, jako osoby kontaktowej, w bieżących kontaktach handlowych lub, jako osoby zainteresowanej, do dalszych działań mających na celu utrzymanie i aktywizację partnerów handlowych. Do zastosowań reklamowych zalicza się przesyłanie reklam naszych produktów i usług drogą pocztową. Wreszcie, chcielibyśmy pozostać z Państwem w kontakcie przy specjalnych okazjach i na przykład wysłać Państwu życzenia świąteczne. SEW wykorzysta Państwa numer telefonu lub adres e-mail do celów reklamowych, jeżeli została wyrażona na to uprzednia zgoda, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
SEW może przetwarzać Państwa dane pozyskane w związku z utrzymywaniem relacji biznesowych (takiej jak: dane kontaktowe, informacje na temat zakupionych produktów, czy usług) oraz podczas korzystania z ofert/serwisów na stronie internetowej, targów lub innych akcji promocyjnych w celu profilowania i przygotowania dla Państwa spersonalizowanej oferty.
Możemy przekazać Państwu – jako istniejącemu klientowi lub jeśli otrzymaliśmy Państwa dane kontaktowe w inny sposób – w opisanych powyżej ramach również drogą pocztową informacje o szczególnych działaniach, wydarzeniach lub imprezach targowych. Jeśli wyrazili Państwo na to uprzednią zgodę, będą otrzymywać od nas mail z informacją o konkretnej akcji, jak mogą Państwo w niej uczestniczyć i jakie informacje muszą Państwo nam podać. Możemy również rejestrować Państwa uczestnictwo poprzez stronę internetową związaną ze zdarzeniami i przetwarzać Państwa dane w wyznaczonych celach np. w celu udostępnienia oferowanych produktów lub przesłania informacji. Otrzymane informacje możemy ew. wykorzystać w ramach opisanego tutaj przetwarzania. Przetwarzamy Państwa dane na podstawie oceny naszych interesów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W przypadku uczestnictwa w akcji i rejestracji przetwarzamy Państwa dane w celu wykonania umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Państwa dane przetwarzane w celach reklamowych są przechowywane na terenie UE. Możemy korzystać z usług usługodawców, których starannie wyselekcjonowaliśmy i sprawdziliśmy. Jeżeli w poszczególnych przypadkach dane są przekazywane i przetwarzane na serwerach w krajach trzecich poza UE/EOG, tj. w szczególności w USA i ewentualnie w Wielkiej Brytanii (UK), w celach reklamowych, korzystamy ze zleconych i monitorowanych usługodawców, którzy zobowiązali się do zagwarantowania odpowiedniego poziomu ochrony danych i z którymi zostały uzgodnione standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych Komisji UE. W pojedynczych przypadkach może dojść do uzyskania zgody na transfer danych z art. 49 RODO, np. na realizację umowy o międzynarodowej koncentracji lub w przypadku udzielenia zgody.
Dane osobowe zebrane do celów reklamowych będą przetwarzane przez czas, w którym pozostają Państwo naszymi klientami lub wyrażają Państwo zainteresowanie naszymi produktami lub usługami.. Wyjątki dotyczą sytuacji, w których zgoda pozwala na dłuższe wykorzystanie i/lub dane podlegają ustawowym obowiązkom przechowywania. W tym ostatnim przypadku usunięcie następuje po upływie okresu przechowywania wskazanego w przepisach prawa. Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, o czym informujemy w rozdziale XII, co może skutkować krótszym czasem przetwarzania danych.
Podstawą prawną przetwarzania danych do celów reklamowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub w przypadku udzielenia zgody na art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
d) Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zobowiązań prawnych
SEW-EURODRIVE podlega – podobnie jak każde przedsiębiorstwo w Polsce i Europie – różnym zobowiązaniom prawnym, np. do przeprowadzania weryfikacji danych naszych klientów i partnerów biznesowych. W tych przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do spełnienia tych wymogów prawnych. W celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa konieczne może być częściowe zautomatyzowane przetwarzanie Państwa danych w tym profilowanie. O ile nie zostaną Państwo o tym wyraźnie uprzedzeni, w związku z profilowaniem nie są podejmowane zautomatyzowane indywidualne decyzje. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z odpowiednimi przepisami prawa.
Niniejsze wytyczne ustawowe odnoszą się w szczególności do:
e) Ekstrakcja danych z publicznie dostępnych źródeł w celu aktualizacji danych w CRM
W myśl art. 5 ust. 1 lit. d) RODO przetwarzane dane osobowe muszą być „prawidłowe” i „uaktualniane”. Chcemy, aby Państwa dane kontaktowe, które znajdują się w naszej bazie danych / naszym CRM (na naszych lokalnych serwerach oraz w chmurze) były zawsze aktualne, aby w ramach realizowanych usług zarówno Państwo, jak również nasi pracownicy mogli sprawnie wykonywać obowiązki umowne i ze sobą korespondować.
W związku z tym, stosujemy zautomatyzowane narzędzia do ekstrakcji danych, aby zapewnić ich prawidłowość. Za pomocą tych technologii pobieramy informacje od Państwa oraz o Państwu z publicznie dostępnych źródeł i platform, takich jak podpisy e-mail, strony internetowe, blogi, serwisy społecznościowe (np. LinkedIn), wizytówki (analogowe i cyfrowe), a następnie importujemy je do naszego CRM. W szczególności są to: forma grzecznościowa, nazwisko, imię, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, adres służbowy, rola i dział w firmie, nazwa firmy, adres URL profilu w mediach społecznościowych, adres URL Messengera, pozostałe informacje z wizytówek i podpisów e-mail.
Dostęp do danych mają pracownicy, którzy mają dostęp do naszego CRM. Obecnie informacje z publicznie dostępnych źródeł pobieramy między innymi za pomocą narzędzia SnapAddy, a następnie informacje te są importowane do naszego CRM (na naszych lokalnych serwerach oraz w chmurze). Z dostawcą narzędzia SnapAddy zawarliśmy w tym kontekście umowę powierzenia przetwarzania danych. Nasze centra danych, centra danych SnapAddy i dostawcy usług w chmurze znajdują się na terenie UE. W związku z tym, że informacje są importowane do naszego CRM, okres ich przechowywania zależy od okresu przechowywania takich danych w CRM (patrz rozdział III.1 lit a) powyżej).
Powyższe czynności realizujemy na gruncie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyżej wyszczególnione cele stanowią nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych. W tym przypadku przysługuje Państwu sprzeciw wobec przetwarzania danych, więcej informacji znajduje się w rozdziale XII.
III. 2. Przekazywanie danych w ramach Grupy SEW-EURODRIVE
SEW może przekazywać i w razie potrzeby aktualizować Państwa dane podstawowe (nazwa przedsiębiorstwa, osoba kontaktowa, adres i dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail) do innych przedsiębiorstw w ramach Grupy SEW-EURODRIVE, aby zapewnić, że wszystkie spółki w Grupie SEW-EURODRIVE uczestniczące w procesie (np. realizacja umowy) będą miały dostęp do tych samych danych osobowych, które Państwo nam wskazali. Ma to na celu uproszczenie naszych procesów i może Państwa zwolnić z obowiązku ponownego podawania danych podstawowych w przypadku kontaktu z innym przedsiębiorstwem należącym do Grupy SEW-EURODRIVE. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Naszym uzasadnionym celem jest przekazywanie danych w ramach Grupy kapitałowej. Jeżeli przekazanie danych następuje w ramach wykonania umowy, dane będą przekazywane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Państwa prawa są zabezpieczone wewnętrznymi uregulowaniami umownymi zapewniającymi wysoki poziom ochrony danych.
Ponadto, oprócz danych podstawowych, innym przedsiębiorstwom w ramach Grupy SEW-EURODRIVE mogą zostać przekazane informacje konieczne do przygotowania zamówienia. Na przykład wiele produktów SEW-EURODRIVE jest produkowanych przez różne spółki SEW-EURODRIVE, dlatego w celu uproszczenia realizacji zamówienia i dostawy można dokonać przeniesienia danych. W takim przypadku w ramach umowy zostaną Państwo poinformowani o ich przeniesieniu. Podstawą prawną jest wykonanie umowy, tj. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
W przypadku, gdy Państwa firma znajduje się poza terytorium Polski, odpowiedzialna za Państwa obsługę i obsługę umów lub zapytań może być powiązana z nami spółka z Grupy SEW-EURODRIVE, właściwa dla siedziby Państwa przedsiębiorstwa. Wówczas to ta spółka będzie przetwarzać Państwa dane osobowe, na podstawie zawartej umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Opisane powyżej operacje przetwarzania danych mogą skutkować przetwarzaniem Państwa danych podstawowych przez spółki z Grupy SEW-EURODRIVE poza Unią Europejską (UE) lub obszarem gospodarczym (EOG). Jeżeli Komisja UE nie ustaliła odpowiedniego poziomu ochrony danych, dokonaliśmy odpowiednich ustaleń umownych, z reguły zawarliśmy standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję UE i dokładnie zbadaliśmy poziom ochrony w danym kraju. Zestawienie przedsiębiorstw wchodzących w skład Grupy SEW-EURODRIVE znajduje się tutaj. Dane te podlegają takim samym zasadom retencji i usuwania danych jak opisano powyżej w treści niniejszej polityki prywatności.
III.3. Ankiety z wykorzystaniem narzędzi internetowych
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z wykonywaniem ankiet lub sondaży z klientami, aby dowiedzieć się jak najwięcej o wymaganiach naszych klientów wobec naszych produktów i usług. W tym celu możemy zwrócić się do Państwa z prośbą o wzięcie udziału w ankiecie, w której udział zawsze jest dobrowolny.
Gdy biorą Państwo udział w ankiecie, podane przez Państwa informacje będą przetwarzane anonimowo. Ponadto, możemy przechowywać Państwa dane osobowe, takie jak adres e-mail, aby móc zaprosić Państwa do udziału w ankietach, które przetwarzamy niezależnie od wyników ankiet. Będziemy również przechowywać informacje o tym, że wzięli Państwo udział w ankiecie, aby zapobiec wielokrotnemu uczestnictwu, a tym samym ewentualnemu zafałszowaniu wyników; informacje te będą przechowywane oddzielnie od informacji o uczestnictwie lub Państwa adresu e-mail i nie są łączone z innymi danymi.
W przypadku uczestnictwa w ankiecie odpowiedzi uczestników będą zbierane i analizowane statystycznie. Przypisanie odpowiedzi do uczestników nie będzie możliwe. Ponadto, zwracamy uwagę na konieczność zadawania pytań w sposób uniemożliwiający nawiązanie indywidualnego powiązania do osoby udzielającej odpowiedzi. Częściowo możemy powiązać uczestnictwo w ankiecie z konkursem lub innymi premiami, co jednak odbywa się tylko w taki sposób, że następuje rozgraniczenie między odpowiedziami a premiami, co oznacza, że nie można powiązać ich z odpowiedziami. Dodatkowo możemy wyświetlić poszczególne elementy designu, takie jak zdjęcia, filmy, pytania czy strony indywidualnie. Przy wykonywaniu ankiet i badań korzystamy z narzędzia SurvGo oraz oferty LamaPoll, które to narzędzia są dostarczane przez zewnętrznych dostawców usług, działających jako nasze podmioty przetwarzające. Podmioty te są przez nas odpowiednio weryfikowane (dalsze informacje dotyczące przetwarzania danych znajdą Państwo w Polityce prywatności dostawcy, Polityka prywatności (survgo.com), Polityka prywatności (lamapoll.de).
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych kontaktowych do celów reklamowych jest rozdział III.1. lit. c) niniejszej polityki prywatności. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w trakcie udziału w ankiecie jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz uzasadniony interes polega na uzyskaniu informacji o firmie i naszych produktach, które mogą nam Państwo dobrowolnie przekazać.
IV. Informacje o ochronie danych dla dostawców i podwykonawców
a) Zawarcie, wykonanie i rozwiązanie umowy dostawy / transakcji
Na potrzeby realizacji wewnętrznych i zewnętrznych zadań, projektów i transakcji SEW-EURODRIVE zaopatruje się w towary i usługi u różnych dostawców i podwykonawców na całym świecie. W celu zawarcia, realizacji i zakończenia tych transakcji dotyczących dostaw/wsparcia, jak również na potrzeby wykonywania działalności zawodowej konieczna jest (cel przetwarzania) wymiana informacji między pracownikami SEW-EURODRIVE a osobami kontaktowymi dostawców/podwykonawców. Informacje te przekazywane są drogą pocztową, telefoniczną lub elektroniczną, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, oraz przetwarzane i przechowywane w odpowiednich analogowych i cyfrowych systemach zarządzania dostawcami i bazach danych.
Przetwarzane są następujące informacje: nazwisko, imię, (służbowy) adres e-mail, numer telefonu, numer telefonu komórkowego, funkcja w firmie, adres dostawy i adres pocztowy, informacje z ofert, potwierdzeń zamówień, umów i faktur, kwalifikacje i certyfikaty, treści formularzy informacyjnych, notatki z rozmów, jak również informacje z naszej korespondencji ustnej, telefonicznej lub elektronicznej.
SEW-EURODRIVE przetwarza wyszczególnione powyżej informacje w formie papierowej i cyfrowej na serwerach zlokalizowanych w Bruchsal (Niemcy). Obowiązuje zasada wiedzy uzasadnionej (ang. need to know). Rewidenci gospodarczy, doradcy podatkowi, prawnicy, instytucje ubezpieczeń społecznych oraz organy nadzorcze i dochodzeniowe mają dostęp do tych informacji w zakresie oraz na okres, jakie są przewidziane przez regulacje prawne i absolutnie niezbędne do wypełnienia ich obowiązków służbowych. W razie potrzeby dostęp do informacji mają również starannie wybrani usługodawcy, których udział jest niezbędny do prawidłowego zarządzania relacjami z dostawcami (np. ankietowanie dostawców, audyt dostawców, kontrola łańcucha dostaw).
Dane są przechowywane w zakresie oraz na okres, jakie są wymagane do zawarcia, wykonania i rozwiązania umowy dostawy/usług oraz do wypełnienia prawnych, umownych lub wewnętrznych obowiązków i terminów dotyczących przechowywania danych.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b), tj. celem zawarcia, realizacji i zakończenia tych transakcji dotyczących dostaw/wsparcia oraz f) RODO, celem wymiany informacji między pracownikami SEW-EURODRIVE a osobami kontaktowymi dostawców/podwykonawców. Wyżej wymieniony cel przetwarzania stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.
Jeżeli współpraca między dostawcami a SEW-EURODRIVE miałaby polegać na wspólnym opracowaniu zleceń lub wspólnym zarządzaniu (w ramach tzw. Joint Controllership), z dostawcami zawrzemy odpowiednie umowy.
b) Monitorowanie łańcucha dostaw i regularne ankietowanie dostawców
Przepisy UE (np. REACH, RoHS 1 + 2, Rozporządzenie UE w sprawie minerałów pochodzących z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka 2017/821/UE z dnia 17 maja 2017 roku), normy i przepisy krajowe (np. niemiecka ustawa o obowiązkach należytej staranności w łańcuchach dostaw) oraz międzynarodowe (np. amerykańska ustawa Dodda-Franka z 2010 roku) dotyczące przejrzystości wymagają od nas starannego wyboru dostawców na całym świecie i regularnych kontroli w zakresie relacji z nimi, w tym również w kontekście łańcucha dostaw, pod kątem prawnym i moralnym. Oprócz obowiązujących przepisów prawnych, wszystkie oddziały SEW-EURODRIVE na całym świecie przestrzegają wewnętrznego Kodeksu Postępowania („Code of Conduct“). Globalne poszanowanie praw człowieka, dobre warunki pracy, zwalczanie korupcji, powstrzymywanie konfliktów zbrojnych, kontrola łańcucha dostaw i ochrona środowiska to główne aspekty naszej filozofii korporacyjnej.
W celu monitorowania naszych łańcuchów dostaw i unikania wykorzystywania surowców/zasobów/minerałów z obszarów dotkniętych konfliktami (cel przetwarzania), przeprowadzamy coroczne badania naszych dostawców i łańcuchów dostaw w formie ankiety. Ankiety przeprowadzamy we własnym zakresie (patrz powyższy pkt. III. 3. Ankiety z wykorzystaniem narzędzi internetowych) lub zlecamy ich przeprowadzenie wyspecjalizowanemu usługodawcy IntegrityNext GmbH z siedzibą Monachium (zwanego dalej IntegrityNext).
Na przykład sekcja 1502 amerykańskiej ustawy Dodda-Franka z 2010 roku zakazuje stosowania tzw. materiałów pochodzących z obszarów dotkniętych konfliktami. Aby przeprowadzić ankietę, przesyłamy nazwę firmy i adres e-mail na platformę IntegrityNext, a następnie IntegrityNext zaprasza ją do wypełnienia ankiety za pośrednictwem platformy IntegrityNext. Zasadniczo w ramach ankiety przetwarzane są następujące informacje od oraz o ankietowanej osobie: nazwisko, imię, (służbowy) adres e-mail, nazwa firmy, a w szczególności wpisy w ankiecie.
Dane są przechowywane w centrach danych (AWS) firmy IntegrityNext zlokalizowanych na terenie UE w zakresie oraz na okres, jakie są konieczne do realizacji celu przetwarzania i spełnienia wymagań prawnych, umownych lub wewnętrznych obowiązków i terminów dotyczących przechowywania danych.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes w przeprowadzaniu ankiet z pracownikami dostawców - również za pośrednictwem zewnętrznych usługodawców - jest nadrzędny, ponieważ jest to jedyny sposób na sprawdzenie łańcuchów dostaw oraz materiałów pod kątem ich ewentualnego pochodzenia z obszarów dotkniętych konfliktami oraz zapewnienie spójności w tym kontekście. Leży to również w interesie naszych dostawców.
V. Cele i sposoby wykorzystania danych kandydatów na pracowników w SEW-EURODRIVE
W przypadku ubiegania się o pracę w SEW-EURODRIVE obowiązują niżej opisane zasady przetwarzania danych. O przetwarzaniu danych po zatrudnieniu poinformujemy Państwa osobno z chwilą zawarcia z Państwem umowy.
V.1. Zakres przetwarzania danych i cele zastosowania
a) Wewnętrzne przetwarzanie przy rozpatrywaniu aplikacji
Przetwarzamy dane podane w ramach Państwa aplikacji w celu rozpatrzenia Państwa kandydatury oraz przydatności na wybrane stanowisko. Przy sprawdzaniu Państwa kandydatury na stanowisko w Polsce możemy ewentualnie korzystać z wyspecjalizowanych i nadzorowanych przez nas usługodawców. W przypadku oceny Państwa kandydatury potrzebujemy następujących informacji:
Jeśli będą Państwo aplikować na stanowisko w SEW- EURODRIVE w innym państwie, mogą być wymagane dodatkowe informacje (zgodnie z lokalnym prawem) np.
Zakres danych przetwarzanych podczas procesu rekrutacyjnego może również obejmować:
Jeśli aplikują Państwo za pośrednictwem naszej strony karier (online) (asystenta podań o pracę) lub jeśli skontaktujemy się z Państwem za pośrednictwem portalu społecznościowego, będziemy przetwarzać informacje na temat Państwa i od Państwa we własnym centrum danych na miejscu, a także w naszym opartym na chmurze systemie HR i rekrutacji dostarczonym przez Oracle. Centrum danych Oracle znajduje się we Frankfurcie nad Menem, w Niemczech. Centrala SEW-EURODRIVE w Niemczech zawarła umowę przetwarzania danych z Oracle w celu ochrony przekazywanych i przetwarzanych informacji.
Przekażemy Państwa podanie o pracę wewnętrznie, do danego działu.
Wskazujemy, że w przypadku złożenia aplikacji zagranicznej, system HR i rekrutacji jest wykorzystywany przez spółki zależne SEW na całym świecie. Spółki zależne mają możliwość dostępu do Państwa profilu kandydata, w tym danych kontaktowych i dokumentów aplikacyjnych, za pośrednictwem wyszukiwania kandydata.
Jeśli zlecili Państwo lub zleciliśmy dostawcy usług HR wyszukanie wolnych stanowisk / odpowiednich kandydatów, wymienimy ww. informacje od Państwa oraz na temat Państwa z wyżej wspomnianym zewnętrznym dostawcą usług HR.
Dane zawarte w Państwa podaniu o pracę usuwamy po upływie 6 miesięcy od zakończenia procesu składania podań o pracę (zob. sekcja 3), chyba że wyrazicie Państwa zgodę na umieszczenie ich w naszej bazie kandydatów.
Podstawa prawna przetwarzania ww. danych osobowych jest zgodna z art. 4 ust. 1 RODO oraz, w stosownych przypadkach, szczególnych kategorii danych zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, art. 6 ust. 1 lit. b), art. 9 ust. 2 lit. b) oraz lit. e) RODO.
W przypadku osób poniżej 18. roku życia, przy zawieraniu umowy z Państwem potrzebujemy zgody Państwa opiekuna prawnego. Także dłuższe przechowywanie Państwa danych aplikacyjnych (np. dla późniejszego stażu) odbywa się wyłącznie za Państwa zgodą i zgodą opiekunów, które są wpisywane na formularzach.
b) Dopasowanie do ofert wolnych miejsc pracy w Grupie SEW-EURODRIVE
Jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę, podczas procesu rekrutacji sprawdzimy, czy kwalifikują się Państwo na inne stanowiska niż to, na które aktualnie Państwo aplikujecie, a które odpowiadają Państwa kwalifikacjom. W celu przeprowadzenia porównania przechowujemy Państwa dane kandydatów w bazie kandydatów. Jeśli nie życzą sobie Państwo takiego dostępu w późniejszym terminie, będziecie Państwo mogli nas o tym poinformować w każdej chwili, w dowolnej formie e-mailem lub w sposób opisany poniżej (w rozdziale XII niniejszej polityki). Sprzeciw, niezależnie od czasu, nie będzie miał oczywiście żadnego wpływu na wybór w przypadku Państwa aktualnej aplikacji. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Państwa prawa są zabezpieczone wewnętrznymi uregulowaniami umownymi zapewniającymi wysoki poziom ochrony danych.
c) Zapisywanie Państwa aplikacji w puli kandydatów
Jeżeli wyrażą Państwo odpowiednią zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w kolejnych rekrutacjach, Państwa dane zostaną umieszone w naszej bazie kandydatów. W ten sposób będziemy mogli się z Państwem skontaktować, gdy pojawi się odpowiednie stanowisko. Formularz podania o pracę wraz z tekstem zgody można wypełnić tutaj.
W przypadku Państwa zgody przechowujemy Państwa dane rekrutacyjne nie dłużej niż 3 lata. Prosimy pamiętać, że w przypadku niewyrażenia zgody nie możemy uwzględnić Państwa przy przyszłym rekrutacjach, w odniesieniu do stanowisk, które mogą być dla Państwa odpowiednie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
V.2. Aplikowanie za pośrednictwem platform mediów społecznościowych
Mogą Państwo również aplikować do nas za pośrednictwem platform mediów społecznościowych (np. LinkedIn). Dane z platformy przekierowywane są na dedykowany adres email: praca@sew-eurodrive.pl w postaci Państwa CV i wszelkich innych dokumentów, które dostarczyli Państwo za pośrednictwem platform. Nie są nam znane żadne dalsze szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez platformy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
V.3. Informacje na temat kariery i powiadomienia o pracy za pośrednictwem poczty elektronicznej i mediów społecznościowych, w stosownych przypadkach
W przypadku wyrażenia zgody w każdej z kwestii, będziemy regularnie informować Państwa drogą mailową o nowych wolnych stanowiskach pracy w SEW-EURODRIVE na całym świecie (powiadomienia o pracy) i/lub przekazywać inne międzynarodowe informacje o karierze za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz, w stosownych przypadkach, mediów społecznościowych (np. oferty pracy, daty targów pracy, wydarzeń, itp.). Korzystamy z poczty elektronicznej i narzędzia kampanii mediów społecznościowych zintegrowanych z naszym systemem w chmurze Oracle HCM do wysyłania wyżej wspomnianych wiadomości. W tym narzędziu będziemy przetwarzać Państwa imię i nazwisko oraz adres e-mail.
Aby ulepszyć naszą stronę karier i informacje o karierach, mierzymy i analizujemy zasięg i sukces naszych e-maili w formie anonimowej. Oceniamy:
Pracownicy podczas rekrutacji wewnętrznej oraz, w razie potrzeby, pracownicy IT mogą mieć dostęp do ww. informacji i ocen w ramach utrzymania systemu. Centrum danych w chmurze znajduje się we Frankfurcie nad Menem, w Niemczech.
Mogą Państwo wycofać swoją/e zgodę/y w dowolnym momencie poprzez kliknięcie w poniższy link lub poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: praca@sew-eurodrive.pl
Przetwarzanie danych, o których mowa, pozostaje zgodne z prawem do czasu cofnięcia zgody (skutek ex nunc).
W przypadku wycofania zgody, informacje, które musimy wysłać i ocenić oraz e-maile zostaną usunięte i nie otrzymają już od nas Państwo e-maili z ofertami pracy lub innymi informacjami dotyczącymi kariery.
V.4. Aplikowanie na praktyki i staże
Chętnie przyjmiemy od Państwa zgłoszenia na staże i praktyki. Państwa dane rekrutacyjne są przetwarzane zgodnie z opisanymi tutaj zasadami, z zastrzeżeniem, że nie umieszczamy Państwa w naszej puli kandydatów. W przypadku braku wyboru Państwa kandydatury na staż czy praktykę usuwamy Państwa dokumenty aplikacyjne każdorazowo na koniec każdego kwartału po zakończeniu procesu rekrutacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. b RODO. VI. Państwa prawa jako osób, których dane osobowe przetwarzamy.
VI. Informacje o ochronie danych dla osób odwiedzających SEW-EURODRIVE
Jest nam niezmiernie miło, gdy odwiedzają nas Państwo osobiście - czy to jako osoba kontaktowa danego przedsiębiorstwa (np. klient, dostawca), czy jako potencjalny klient, kandydat na oferowane stanowisko lub pracownik z jednego z wielu zlokalizowanych na całym świecie zakładów Grupy SEW- EURODRIVE. Rejestrujemy następujące informacje o odwiedzających, w formie cyfrowej w wewnętrznym systemie informatycznym, aby w razie wypadku w jednym z naszych zakładów lub w pomieszczeniach operacyjnych czy biznesowych móc szybko zidentyfikować odpowiednią jednostkę oraz prześledzić Państwa wizytę u nas na potrzeby obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń odszkodowawczych, jak również zachowania w poufności naszych tajemnic przedsiębiorstwa i tajemnic handlowych (cele przetwarzania).
Do realizacji wyżej wskazanych celów przetwarzamy:
Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Wyszczególnione powyżej cele przetwarzania stanowią nasze prawnie uzasadnione interesy. Informacje o odwiedzających zarejestrowane w naszym wewnętrznym systemie przechowywane są przez okres trzech lat.
VII. Informacje o ochronie danych w kontekście przetwarzania danych w ramach targów lub innych wydarzeń
Podczas odwiedzin w ramach targów lub innych wydarzeń branżowych, może dojść do wymiany informacji o naszych produktach, istniejącej lub przyszłej współpracy lub na potrzeby nawiązania relacji biznesowej - jej zainicjowania, realizacji czy doprowadzenia do skutku transakcji biznesowej.
W zależności od sytuacji czy określonego przypadku lub w zależności od tego, jakie informacje zostaną nam przekazane, możemy przetwarzać następujące dane: imię, nazwisko, forma grzecznościowa, tytuł, (służbowy) numer telefonu, (służbowy) adres e-mail, treści wiadomości e-mail / Messenger w ramach naszej korespondencji przed, w trakcie lub po targach lub wydarzeniu, nazwę i adres przedsiębiorstwa, dział organizacyjny, w którym Państwo pracują, Państwa funkcję w firmie, branżę.
Ponadto możemy przetwarzać następujące informacje:
• dane z wizytówek, które między sobą wymieniamy lub które Państwo nam przekazali,
• Państwa informacje pochodzące z (publicznej) strony internetowej lub (publicznego) profilu w mediach społecznościowych,
• Państwa wizerunek / wygląd zewnętrzny w ramach wykonywanych zdjęć, nagrań dźwiękowych i filmowych, jeżeli podczas danego wydarzenia wykonujemy nagrania, a następnie je publikujemy; zasady przetwarzania zdjęć i filmów zostały opisane w rozdziale VIII,
• Państwa dane, które zostały zarejestrowane i udokumentowane w wypełnionej ankiecie; obok nazwiska i danych kontaktowych są to przede wszystkim odpowiedzi na pytania dotyczące produktów i procesów, a w przypadku, gdy odwiedzający odpowiada na pytania za pośrednictwem tabletu, rejestrowana jest również data i godzina wypełnienia ankiety,
• informacje od odwiedzającego, które zostały zarejestrowane i udokumentowane w notatce z rozmowy; poza nazwiskiem i danymi kontaktowymi są to w szczególności informacje o branży, planowaniu projektów, typie odwiedzin (klient, OEM, potencjalny klient, dostawca, prasa, student, kandydat na stanowisko, inny usługodawca), główne punkty dyskusji, notatki z dyskusji, fragmenty wypowiedzi (dosłowne cytaty) ze wspólnych rozmów, prośby o kontakt (telefon, poczta, e-mail, Messenger), zainteresowanie reklamą, planowane zamówienia,
• pozostałe informacje z naszej korespondencji przed, w trakcie oraz po targach,
• dokumentacja / adnotacja w notatce z rozmowy o sprzeciwie wobec przetwarzania i przechowywania danych w naszych systemach informatycznych oraz w formie papierowej.
Jeżeli są Państwo nowym, istniejącym lub potencjalnym klientem, podane informacje zostaną wprowadzone i przetwarzane w naszym systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM). Informacje są przetwarzane na serwerach SEW-EURODRIVE zlokalizowanych w mieście Bruchsal, jak również w środowisku chmurowym zewnętrznych dostawców. Więcej informacji o zewnętrznych dostawcach usług znajduje się w rozdziale III.1 lit. a).
W przypadku dostawców, przedstawione informacje są wprowadzane i przetwarzane w naszym systemie do zarządzania dostawcami.
W przypadku nawiązania kontaktu z nami na płaszczyźnie zawodowej, to znaczy w ramach wykonywania swojego zawodu, podczas targów lub innego wydarzenia, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, to jest w ramach czynności zmierzających do zawarcia umowy. Wynika to z tego, że przetwarzanie danych obejmujące na przykład wymianę danych kontaktowych, rozpoczęcie współpracy / projektu, jest niezbędne do wykonywania czynności zarówno w odniesieniu do naszych kontrahentów, jak również naszych pracowników. W pozostałych przypadkach dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Utrzymywanie relacji biznesowych, inicjowanie i realizacja transakcji stanową nasz oraz Państwa prawnie uzasadniony interes.
W określonych okolicznościach, na potrzeby promocji, tworzymy i publikujemy zdjęcia, nagrania dźwiękowe oraz filmowe z przebiegu wydarzeń lub targów. Uzyskujemy Państwa zgodę na publikację zdjęcia lub filmu, jeżeli zdjęcie lub nagranie skupia się na konkretnej osobie (są Państwo na pierwszym planie). Uzyskanie zgody jest również konieczne wtedy, gdy przeprowadzamy wywiad, a następnie publikujemy go lub wypowiedź (dosłowne cytaty) w mediach. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Jeżeli na zdjęciu lub nagraniu nie są Państwo na pierwszym planie a zdjęcie lub nagranie przedstawia wiele osób, w takie sytuacji nasz prawnie uzasadniony interes w zakresie sporządzenia i publikacji zdjęcia lub nagrania ma pierwszeństwo. Podstawę prawną w takiej sytuacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Prosimy o zapoznanie się z naszymi informacjami dotyczącymi ochrony danych w zakresie wykonywania i publikacji zdjęć, nagrań dźwiękowych oraz filmowych, które zostały wskazane w rozdziale VIII niniejszej polityki.
Jeżeli biorą Państwo udział w osobistym wywiadzie/ankiecie na miejscu, jesteśmy zobowiązani przed publikacją wywiadu/ankiety uzyskać Państwa zgodę. Podstawę prawną w takiej sytuacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Informacje są przechowywane w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji powyżej wymienionych celów i/lub ze względu na ustawowe obowiązki przechowywania.
Jeżeli są Państwo klientem lub potencjalnym klientem, przetwarzanie danych realizowane jest w sposób opisany w rozdziale III.1. W przypadku osobistego udziału w jednej z naszych ankiet, obowiązują nasze informacje o ochronie danych wyszczególnione w rozdziale III.3.
Jeżeli w ramach wydarzenia wykorzystywane są sieci społecznościowe, takiej jak na przykład LinkedIN, należy również przestrzegać informacji o ochronie danych odpowiedniej sieci społecznościowej.
VIII. Informacje o ochronie danych w zakresie wykonywania i publikacji zdjęć, nagrań dźwiękowych oraz filmowych, jak również komunikatów prasowych i tekstów reklamowych
Podczas udziału w jednym z organizowanych przez nas wydarzeń lub szkoleń czy też odwiedzin naszego stanowiska targowego lub innego rodzaju kontaktu osobistego mogą być wykonywane i publikowane zdjęcia, nagrania dźwiękowe oraz filmowe, na których poza przedstawieniem przebiegu wydarzeń oraz osób biorących udział w wydarzeniu (szkoleniu, targach itp.) będzie można Państwa rozpoznać - czy to na pierwszym planie rejestrowanego wydarzenia, czy jedynie jako jedną z wielu osób. Rejestracja może być realizowana bezpośrednio przez nas lub za pośrednictwem agencji zewnętrznej, a jej celem jest promocja lub employer branding. W indywidualnych przypadkach możemy z Państwem prowadzić rozmowy lub wywiad, np. w kontekście określonego wydarzenia, naszych produktów lub współpracy z nami, a następnie możemy przetwarzać i opublikować w ramach komunikatów prasowych Państwa wypowiedź lub cytat z wypowiedzi. Oprócz wyglądu zewnętrznego (zdjęcie i nagranie filmowe), głosu i mowy (nagranie filmowe i dźwiękowe), możemy - w zależności od sytuacji - gromadzić również informacje obejmujące imię i nazwisko, funkcję w firmie, adres e-mail, numer telefonu, np. gdy wspominamy o Państwu w komunikacie prasowym, poście w mediach społecznościowych lub w podpisie pod zdjęciem oraz - jeżeli są Państwo na pierwszym planie zdjęcia lub nagrania - przypisujemy tag ID, aby można było Państwa później znaleźć na zdjęciach lub nagraniach.
W zależności od tego w jaki sposób i gdzie publikowane są zdjęcia / nagrania i komunikaty prasowe zawierające wzmianki o Państwu, możliwość ich oglądania, odsłuchiwania, zapisywania, analizowania lub powielania mają co do zasady wszystkie osoby na świecie posiadające dostęp do określonego medium. Do mediów należy np. Internet, lokalne, regionalne, ponadregionalne, globalne media internetowe i drukowane, drukowane materiały reklamowe, takie jak broszury i ulotki SEW-EURODRIVE oraz spółek z Grupy SEW-EURODRIVE, rozpowszechniane na stronach internetowych, w aplikacjach mobilnych i na blogach SEW-EURODRIVE oraz na stronach internetowych, w aplikacjach mobilnych i na blogach spółek z Grupy SEW- EURODRIVE, w regionalnych, ponadregionalnych i międzynarodowych czasopismach branżowych, w lokalnych, regionalnych i ponadregionalnych stacjach radiowych i telewizyjnych, w czasopismach internetowych, na platformach mediów społecznościowych, w mediach cyfrowych, na stronach/profilach SEW-EURODRIVE oraz spółek z Grupy SEW-EURODRIVE, w sieciach społecznościowych takich jak YouTube, Facebook, LinkedIn, Instagram oraz w mediach wewnętrznych SEW-EURODRIVE (np. w globalnym intranecie SEW-EURODRIVE DriveNet, w ramach newsletterów i kampanii e-mail realizowanych przez SEW-EURODRIVE i przez spółki z Grupy SEW-EURODRIVE . Jeżeli publikujemy zdjęcia / nagrania i komunikaty prasowe na kanałach mediów społecznościowych, takich jak Facebook, YouTube lub LinkedIn, Instagram dostęp do nich mają wszyscy użytkownicy tych mediów społecznościowych. Podczas publikacji zdjęć / nagrań w radiu i telewizji, każdy, kto odbiera określone stacje, może je oglądać i słuchać.
Jeżeli są Państwo na pierwszym planie zdjęcia / nagrania, na podstawie którego możliwa jest jednoznaczna identyfikacja wyglądu lub głosu i/lub w ramach komunikatu prasowego / tekstu reklamowego wskazane zostały Państwa personalia, cytat z wypowiedzi, funkcja w przedsiębiorstwie i nastąpiła publikacja w jednym ze wskazanych mediów, jesteśmy zobowiązani uzyskać od Państwa zgodę na tego typu publikację. Po uzyskaniu zgody nadajemy dodatkowo tak zwany tag ID. Identyfikator ten służy do późniejszego wyszukiwania Państwa na zdjęciach / nagraniach. Podstawę prawną w takiej sytuacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W dowolnym momencie mogą Państwo, na gruncie art. 7 ust. 3 RODO, cofnąć swoją zgodę bez podania przyczyny, np. wysyłając wiadomość e-mail na adres rodo@sew-eurodrive.pl . Cofnięcie zgody nie wypływa na legalność przetwarzania danych przed momentem cofnięcia zgody.
Jeżeli udzielona nam zgoda obowiązuje na czas nieokreślony, komunikaty prasowe / teksty reklamowe oraz zdjęcia / nagrania przetwarzane, publikowane i przechowywane są na czas nieokreślony. Zdjęcia / nagrania, na których zarejestrowani są wyłącznie Państwo, zostaną usunięte niezwłocznie od momentu wycofania zgody. Fragmenty komunikatów prasowych / tekstów reklamowych, w których jednoznacznie Państwa wskazano, zostaną usunięte niezwłocznie, o ile będzie to dla nas prawnie, technicznie i ekonomicznie możliwe.
Jeżeli nie są Państwo na pierwszym planie zdjęcia lub nagrania, a zdjęcie lub nagranie przedstawia grupę osób, nasz prawnie uzasadniony interes (promocja, employer branding) w zakresie wykonania i publikacji nagrania możemy przetwarzać i publikować ww. materiały na podstawie uzasadnionego interesu administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Mają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w myśl art. 21 ust. 1 RODO, w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres rodo@sew-eurodrive.pl. Jeżeli Państwa sprzeciw okaże się skuteczny, niezwłocznie od momentu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu, podejmiemy próbę anonimizacji wizerunku i głosu w tekstach i/lub na zdjęciach / nagraniach poprzez pikselizację (obrazu, zdjęcia, filmu) i/lub zniekształcenie (głosu, dźwięku) i/lub usunięcie tekstu, o ile będzie to dla nas prawnie, technicznie i ekonomicznie możliwe.
Należy jednak zwrócić uwagę na to, że nie można wykluczyć, iż komunikaty prasowe / teksty reklamowe lub zdjęcia / nagrania opublikowane w Internecie za Państwa zgodą lub na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu mogą nadal krążyć w Internecie nawet po ich usunięciu lub anonimizacji (np. pikselizacja) przez nas lub media/portale, za które jesteśmy odpowiedzialni jako SEW-EURODRIVE, lub że mogą być pobierane, kopiowane i przetwarzane przez osoby trzecie w ich oryginalnej, „nieocenzurowanej” postaci.
IX. Informacje o ochronie danych w kontekście korzystania z Microsoft Teams jako platformy współpracy
Korzystamy z narzędzia Microsoft Teams (dalej „MS Teams”), które umożliwia współpracę i komunikację w wirtualnych zespołach i kanałach, wymianę wiadomości za pośrednictwem czatu, korzystanie z informacji o obecności, wymianę i przechowywanie plików, jak również przeprowadzanie konferencji online i dobrowolne rejestrowanie obrazu i dźwięku, np. na potrzeby dokumentowania, nauczania i szkoleń.
W ramach wykorzystania MS Teams możemy przetwarzać m.in. następujące informacje: nazwisko, imię, nazwa użytkownika, identyfikator użytkownika / identyfikator spotkania, ( służbowy) adres e-mail, w razie konieczności (służbowy) numer telefonu, data i treść wiadomości czatu i wideorozmów, dokumenty wysyłane i udostępniane za pośrednictwem platformy, wygląd zewnętrzny i mowa ciała / postawa (twarz, ciało, mimika, gesty, ruchy ciała, chód itp.), pod warunkiem, że kamera wideo została włączona, a dostęp do niej został aktywowany, zdjęcie profilowe, o ile jest używane, wypowiadane kwestie, głos i mowa, o ile dostęp do mikrofonu został aktywowany i/lub o ile uczestnicy mówili podczas spotkania, nagranie spotkania (obraz i dźwięk), pod warunkiem, że aktywowano nagrywanie i udzielono na nie zgody.
W ramach wykorzystania MS Teams możemy przetwarzać również pseudonimizowane dane diagnostyczne (metadane), tj. informacje wymagane do działania MS Teams, jak również wykorzystywane do ulepszania produktu, np. informacje o aktualnej wersji MS Teams, wersji systemu operacyjnego, awariach systemu. Dane te są powiązane z pseudonimizowanym identyfikatorem, którego Microsoft nie używa do identyfikacji użytkowników. Wykorzystywany jest na przykład do sprawdzania, czy awaria systemu wystąpiła u jednej osoby (jeden identyfikator), czy u 100 osób (100 identyfikatorów).
Informacje o zakresie i celach przetwarzania danych przez Microsoft znajdują się pod linkiem: Microsoft Teams - Ochrona danych - Microsoft Teams | Microsoft Docs
Jeżeli pracownicy SEW-EURODRIVE lub kandydaci na stanowisko korzystają z wideokonferencji w celu prowadzenia (zawodowej) korespondencji i realizacji zadań, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Jeżeli wykonywanie obowiązków zawodowych lub aplikacja na stanowisko wymaga w wielu przypadkach przekazania danych do państw trzecich, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO łącznie z art. 49 ust. 1 lit. b) RODO.
Jeżeli pracownicy SEW-EURODRIVE, klienci, dostawcy, potencjalni klienci, inne osoby trzecie lub pracownicy spółki należącej do międzynarodowej Grupy SEW-EURODRIVE biorą udział na przykład w wideokonferencji, w takiej sytuacji dane są przetwarzane w celu realizacji obowiązków służbowych i do celów realizacji skutecznej komunikacji w ramach istniejących realizacji biznesowych. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (więcej informacji w rozdziale III.1). Jeżeli w wielu przypadkach zachodzi potrzeba przekazywania i wymiany danych z państwami trzecimi w celach związanych z wykonywaniem czynności zawodowych i korespondencją, obowiązuje również art. 49 ust. 1 lit. b) oraz c) RODO.
Jeżeli wideokonferencja ma być nagrywana, np. w celu umożliwienia osobom, które nie mogły uczestniczyć w wydarzeniu na żywo, zapoznania się z wydarzeniem w późniejszym czasie lub w celach edukacyjnych i szkoleniowych, SEW-EURODRIVE uzyska zgodę użytkowników poprzez zarejestrowanie ustnej zgody użytkowników/uczestników lub zgody wyrażonej w inny sposób na początku nagrania. Podstawę prawną stanowi w takiej sytuacji art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 49 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli dane są przekazywane do państw trzecich.
Dostęp do tych informacji mają osoby, które na przykład uczestniczą w wideokonferencji i/lub którym udostępniono nagranie wideokonferencji, jak również, w stosownych przypadkach, pracownicy SEW-EURODRIVE i Microsoft Corporation oraz Microsoft Ireland Operations Ltd., o ile oraz w zakresie, w jakim są oni odpowiedzialni za udostępnianie i obsługę techniczną narzędzia MS Teams.
MS Teams jest rozwiązaniem chmurowym. Z firmą Microsoft zawarliśmy w tym zakresie umowę powierzenia przetwarzania danych. Centra danych firmy Microsoft znajdują się w Amsterdamie (Holandia) i na terenie UE. W związku z tym, że wyżej wymienione pseudonimizowane dane diagnostyczne (metadane) Państwa dotyczące mogą być przekazywane do siedziby Microsoft Corporation w USA, zawarliśmy z Microsoft Corporation standardowe klauzule umowne opublikowane przez Komisję UE. Poza tym firma Microsoft podjęła dodatkowe techniczne i organizacyjne środki ochronne na potrzeby zabezpieczenia transferu danych z i do USA. Ponadto, firma Microsoft zapewnia, że co do zasady organom ścigania nie jest przyznawany dostęp do opisanych informacji, chyba że jest to wyraźnie dozwolone na podstawie prawa lub prawnie wymagane.
SEW-EURODRIVE nie usuwa treści i dokumentów z czatów oraz opublikowanych w zespołach i kanałach postów, chyba że użytkownicy polecą SEW-EURODRIVE usunięcie tych treści i dokumentów. Użytkownicy mogą również samodzielnie usuwać swoje treści oraz dokumenty w czatach, kanałach i zespołach.
W przypadku usunięcia konta MS Teams, zgodnie ze standardami Microsoft Standards, powiązane z kontem dane logowania, a także treści i dokumenty konta (zapisane dokumenty, skrzynka odbiorcza e-mail) zostaną trwale usunięte po upływie 60-90 dni, chyba że w indywidualnych przypadkach przetwarzanie wykraczające poza ten okres będzie wynikało z prawnego obowiązku przechowywania / prawnych okresów przechowywania. SEW-EURODRIVE zwraca uwagę na fakt, że nawet po usunięciu indywidualnego konta, treści i dokumentu w czatach, a także wypowiedzi w pokojach i kanałach MS Teams będą nadal dostępne dla wciąż istniejących użytkowników, z którymi osoba usuwająca konto wymieniała informacje za pośrednictwem platformy. Dane te będą dostępne z poziomu kont istniejących użytkowników.
W przypadku zgody użytkowników na utworzenie i przechowywanie nagrania, zarejestrowane dane usuwane są niezwłocznie od momentu wycofania zgody, chyba że SEW-EURODRIVE będzie prawnie zobowiązana do dalszego przetwarzania danych lub prawa osób trzecich uniemożliwią usunięcie całego nagrania, np. prawa innych uczestników.
Poza tym należy zapoznać się z informacjami dotyczącymi ochrony danych MS Teams: Microsoft Teams - Ochrona danych - Microsoft Teams | Microsoft Docs
X. Postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych z kontekście korzystania z Cisco Webex
Dzięki Cisco Webex możemy wymieniać się pomysłami, rozmawiać i organizować wirtualne spotkania za pośrednictwem wideokonferencji i czatu z dowolnego miejsca na świecie. W tym celu przetwarzamy lokalnie (on premise) w naszym centrum obliczeniowym, jak również częściowo w chmurowych centrach danych dostawcy następujące dane od oraz o Państwu:
W poszczególnych przypadkach wideokonferencje mogą być nagrywane np. w celach edukacyjnych i szkoleniowych i/lub dla osób, które nie mogą na żywo uczestniczyć w wideokonferencji. Konferencje nagrywana są tylko wtedy, gdy każdy z uczestników wyrazi swoją zgodę przed nagraniem. Wyrażanie zgody jest również rejestrowane.
Jeżeli jako pracownik SEW prowadzisz wideokonferencję na potrzeby realizacji korespondencji służbowej i zadań lub uczestniczysz w niej jako kandydat na stanowisko, a wideokonferencja nie jest nagrywana, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Jeżeli wykonywanie obowiązków zawodowych lub aplikacja na stanowisko wymaga w wielu przypadkach przekazania danych do państw trzecich, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO łącznie z art. 49 ust. 1 lit. b) RODO.
Jeżeli jako pracownik jednego z naszych klientów, dostawców, potencjalnych klientów, innej osoby trzeciej lub pracownik spółki należącej do międzynarodowej grupy SEW-EURODRIVE biorą Państwo udział w wideokonferencji, w takiej sytuacji dane są przetwarzane, aby mogli Państwo wykonywać swoją pracę na rzecz swojego Pracodawcy oraz abyśmy mogli komunikować się ze sobą w celu zainicjowania, realizacji lub doprowadzenia do skutku transakcji biznesowej. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Jeżeli w wielu przypadkach zachodzi potrzeba przekazywania i wymiany danych z państwami trzecimi w celach związanych z wykonywaniem czynności zawodowych i korespondencją, obowiązuje również art. 49 ust. 1 lit. b) oraz c) RODO.
Jeżeli wideokonferencja ma być nagrywana, na przykład w celu umożliwienia osobom, które nie mogły uczestniczyć w wydarzeniu na żywo, obejrzenia go w późniejszym terminie lub w celach edukacyjnych i szkoleniowych, przed rozpoczęciem nagrywania poinformujemy Państwa o tym fakcie i poprosimy o wyrażenie zgody. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a), 7 RODO oraz art. 49 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli dane są przekazywane do państw trzecich.
Dostęp do tych danych mają osoby, które brały udział w wideokonferencji i/lub osoby, którym udostępniono nagranie wideokonferencji, jak również pracownicy SEW lub Cisco, o ile są one odpowiedzialne za udostępnianie oraz nadzorowanie systemu do obsługi wideokonferencji oraz w czasie pełnienia tejże funkcji. Z Cisco zawarliśmy w tym kontekście umowę powierzenia przetwarzania danych.
Gdy prowadzimy wideokonferencje za pośrednictwem Cisco Webex, co do zasady żadne dane nie są przesyłane do niepewnych krajów trzecich. Centra danych firmy Cisco znajdują się w Amsterdamie i Londynie. W odniesieniu do Londynu (Wielka Brytania) UE zdecydowała, że Wielka Brytania posiada odpowiedni poziom ochrony danych równoważny z poziomem gwarantowanym przez UE. W przypadku, gdy informacje są przekazywane do niepewnych krajów spoza UE lub istnieje możliwość, że krajowe organy śledcze i służby wywiadowcze mogą mieć dostęp do informacji pochodzących z wideokonferencji, zawieramy standardowe klauzule umowne i, jeżeli jest to konieczne, podejmujemy dodatkowe środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia transferu danych. Jako środek zapobiegawczy zawarliśmy standardowe klauzule umowne UE (2021/914) z Cisco.
Informacje są przechowywane w zakresie oraz na okres, jakie są niezbędne do realizacji powyżej wymienionych celów i/lub do spełnienia obowiązków dotyczących przechowywania danych. W przypadku Państwa zgody na utworzenie i przechowywanie nagrania, niezależnie od tego czy zgoda była ograniczona czasowo bądź nie, zarejestrowane dane zostaną usunięte w ustalonym terminie lub w przeciągu jednego miesiąca licząc od dnia skutecznego wycofania zgody, chyba że SEW będzie prawnie zobowiązana do dalszego przetwarzania danych lub prawa osób trzecich uniemożliwią usunięcie całego nagrania, np. prawa innych uczestników. Jeżeli nie będziemy w stanie usunąć, na przykład Państwa głosu i/lub wyglądu zewnętrznego z nagrania, dołożymy wszelkich starań, aby poprzez pikselizację (wizerunek) i/lub zniekształcenie (głos) dokonać anonimizacji, o ile będzie to dla nas prawnie, technicznie i ekonomicznie możliwe i uzasadnione.
XI. Informacje o ochronie danych w zakresie monitoringu wideo
W celu ochrony odwiedzających, pracowników i zasobów przed szkodami w zakresie ciała, życia, zdrowia, mienia i własności, które mogą zostać spowodowane przez nieupoważnione osoby trzecie, monitorujemy teren zakładów, a także pomieszczenia biznesowe i operacyjne w wyznaczonych miejscach za pomocą kamer wideo z funkcją nagrywania. W tym kontekście mogą być przetwarzane następujące informacje:
Kamery nie rejestrują dźwięku.
Dostęp do nagrań mają pracownicy działu Utrzymania Infrastruktury Obiektu, IT i Zarząd. Co do zasady nagrania przechowywane są przez maksymalnie 90 dni.
System monitoringu rejestruje tablice rejestracyjne pojazdów wjeżdżających i wyjeżdzających z terenu firmy. Dane pojazdów przechowywane są przez okres 3 miesięcy. W przypadku podejrzenia poważnego naruszenia obowiązków (wynikających z prawa pracy lub kodeksu cywilnego), wykroczenia lub czynu karalnego, właściwi kierownicy, właściwi pracownicy działów prawnych i personalnego, członkowie rady zakładowej czy pełnomocnik ds. ochrony danych również mogą uzyskać dostęp do nagrań w celu przeprowadzenia oceny. W przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa, nagrania mogą zostać przekazane właściwym organom śledczym. W takich przypadkach uzasadnione jest przechowywanie i przetwarzanie nagrań przez okres dłuższy niż 90 dni, tj. do czasu wyjaśnienia i zakończenia sprawy.
Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Ochrona osób i mienia (zapobieganie i ściganie) stanowią nasze prawnie uzasadnione interesy.
W przypadku pracowników SEW-EURODRIVE zastosowanie ma również art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, oraz przepisy kodeksu pracy.
XII. Prawa podmiotów danych
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:
Mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych do celów reklamowych, w tym profilowaniu lub przekazywaniu danych osobom trzecim do celów reklamowych, w dowolnym momencie bez podania powodów.
Ponadto każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje ogólne prawo do wniesienia sprzeciwu (por. art. 21 ust. 1 RODO) wobec przetwarzania do celów realizowanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, w tym profilowania realizowanego na podstawie tego przepisu. W takim przypadku należy uzasadnić sprzeciw wobec przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Aktualizacja: 05/2024